สำนักงานอธิการบดีได้จัดการความรู้เรื่องการประชุุม โดยอบรมให้กับบุคลากรฝ่ายสนับสนุนและบุคคลที่สนใจให้กับบุคลากรในหน่วยงาน
ซึ่งสรุปองค์ความรู้ได้ดังนี้
งานประชุม
ขั้นตอนการจัดประชุม
ขั้นตอนการจัดประชุม แบ่งได้เป็น 3 ระยะ ดังนี้
- ขั้นตอนก่อนการประชุม
1.1 ประสานงานทางโทรศัพท์เพื่อตรวจสอบวัน เวลา ของผู้ร่วมประชุมที่ว่างตรงกัน รวมทั้งประสานงานเพื่อจองห้องประชุม (กรณีต้องเดินทางไปประชุมต่างจังหวัดต้องประสานงานเรื่องการจองที่พัก ห้องประชุม)
1.2 จัดระเบียบวาระการประชุม โดยการประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่นำวาระเข้าเพื่อพิจารณาในการประชุม หรือแจ้งให้ที่ประชุมทราบเกี่ยวกับรายงานความก้าวหน้าต่าง ๆ ของหน่วยงาน
1.3 จัดทำบันทึก/หนังสือเชิญประชุม โดยระบุวัน เวลา สถานที่ประชุม พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชุม
1.4 จัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายที่อาจจะเกิดขึ้น เช่น ค่าเบี้ยประชุม ค่าอาหารว่าง และค่าเครื่องดื่ม ค่าอาหารกลางวัน ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปของผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น การเตรียมการเลี้ยงรับรองการประชุม
1.5 เตรียมห้องประชุมและอุปกรณ์ในการจัดเลี้ยง
1.6 ประสานงานทางโทรศัพท์เพื่อยืนยันวัน เวลา และสถานที่กับผู้ร่วมประชุม
- ขั้นตอนวันประชุม
2.1 อำนวยความสะดวกในการลงทะเบียนของผู้ร่วมประชุม (ในกรณีผู้มาประชุมเดินทางมาจากต่างจังหวัดให้มีการอำนวยความสะดวกด้านการบริการรถรับ-ส่ง)
2.2 ดูแลการให้บริการอาหารว่างและเครื่องดื่ม พร้อมทั้งอาหารกลางวัน (ถ้ามี)
2.3 จดบันทึกการประชุมหรืออัดเทป
- ขั้นตอนหลังการประชุม
3.1 จัดทำรายงานการประชุม เมื่อจัดทำรายงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้นำเสนอเลขานุการในการประชุมเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของรายงานการประชุม
3.2 นำส่งรายงานการประขุมให้กับกรรมการพิจารณารับรองรายงานกาประชุม ก่อนจะมีการประชุมครั้งต่อไป
3.2 เครียสำรองจ่ายทุกอย่างที่เกิดขึ้นในโครงการ